Astuces pour intégrer les nouveaux salariés en entreprise

Accueillir et intégrer les nouveaux collaborateurs est une étape cruciale du recrutement car il s’agit de la présentation formelle de l’entreprise, de ses produits et services, mais surtout de l’équipe aux nouvelles recrues. L’étape d’accueil et d’intégration est le moment de mettre le pied dans l’étrier ! Cette étape est un processus important qui permet aux nouveaux arrivants de prendre leur poste dans les meilleures conditions, en sachant qu’ils seront accompagnés durant leur premier jour et qu’il y a des personnes à leur disposition pour répondre à leurs éventuelles interrogations.

Qu’est-ce qu’un processus d’intégration ?

Le processus d’intégration dans une entreprise consiste à introduire aux nouveaux arrivants l’étendue de leur rôle, les enjeux, les responsabilités, les aspects sociaux et de performance. Tout celà doit se faire de façon rapide et délicate. 

Le processus d’intégration est aussi appelé “ONBOARDING” qui se traduit en français par “embarquement”. C’est un terme anglophone, utilisé par les entreprises pour valoriser l’intégration des nouveaux collaborateurs. Négliger cette étape d’accueil et d’intégration est une erreur stratégique car elle permet au nouveau salarié de créer une relation solide avec son environnement de travail, ses collègues et le management. 

50 % de la réussite d’une campagne de recrutement réside dans le sens de l’accueil de l’entreprise et ses efforts pour intégrer les nouveaux arrivants, l’accueil et l’intégration sont les dernières étapes d’une campagne de recrutement.

Pourquoi et comment intégrer un nouveau collaborateur ?

L’accueil et l’intégration d’un nouveau collaborateur a pour but d’accroître la satisfaction liée au poste et la performance, mais surtout de diminuer le turn-over et susciter un sentiment d’appartenance en lui transmettant les valeurs de l’entreprise, pour que l’image de marque de l’entreprise se développe et que le collaborateur puisse se projeter et être plus engagé et productif.  

Durant l’Onboarding les Managers sont libres d’utiliser différents outils et  un bon nombre d’entre eux font preuve de créativité pour mettre en place des processus qui peuvent rendre cette intégration plus attractive, plus intéressante pour les nouveaux salariés (qui s’attendent à lire une tonne de documents RH et de communication interne pour leur premier jour de travail). Selon un récent sondage Korn Ferry, 98% des dirigeants considèrent l’onboarding comme un facteur essentiel pour améliorer la rétention de leurs salariés !

Ces outils peuvent être sous format papier qui est le plus classique, le format digital (vidéos, site web, PPT…), ou bien des réunions en physique ou en virtuel. Ils sont choisis en fonction du poste que le nouveau collaborateur va occuper, l’intégration peut durer de une heure jusqu’à 1 mois, tout dépend de la complexité du poste et du besoin de l’entreprise.  

Les bonnes pratiques pour réussir l’intégration de ses nouveaux collaborateurs : 

Les nouveaux employés doivent être initiés à trois éléments liés mais distincts : l’entreprise, le département et leur poste. Ces trois éléments doivent être traités dans le moindre détail et faire en sorte que ce soit clair et fluide. L’intégration doit se concentrer sur les 4 C : 

  • Conformité : Le nouveau collaborateur doit être au courant de toutes les lois politiques à respecter, mais aussi du règlement de l’entreprise et des pratiques et procédures à suivre. 
  • Clarification : Le nouveau salarié doit prendre conscience de ses responsabilités, des enjeux de son poste et de ce qu’on attend de lui.
  • Culture : Inclut les valeurs, objectifs et normes énoncés et supposés de l’entreprise
  • Connexion : les relations interpersonnelles et les réseaux indispensables au succès du nouvel employé

Trois entreprises qui ont opté pour un Onboarding de qualité :  

Nous nous sommes intéressés à 3 entreprises, dont IdeAll, qui ont décidé de miser sur une stratégie d’onboarding de qualité. Le but est de vous partager quelques pratiques mises en place par des entreprises qui valorisent leurs nouveaux collaborateurs. 

   1 – LinkedIn :

Pour des entreprises qui rassemblent plus de 13000 employés comme LinkedIn, réussir à véhiculer sa culture d’entreprise est un vrai challenge. Pour répondre à cette problématique LinkedIn a créé un processus d’intégration et de formation bien conçu pour chaque nouveau collaborateur. 

Le processus commence par un tour des locaux dès l’arrivée des nouveaux collaborateurs, pour se familiariser avec le lieu, puis un déjeuner d’équipe est organisé pour faire les présentations avec les autres membres de l’équipe.  

Durant l’après-midi, les nouveaux collaborateurs ont plusieurs réunions avec les autres services pour leur présenter le fonctionnement de l’entreprise et le rôle de chaque service. Bien évidemment à la fin de cette première journée ils reçoivent un ordinateur paramétré avec toutes les fonctionnalités nécessaires pour commencer.

Pour finir, une roadmap est distribuée aux nouveaux arrivants – “90 days new hire” – qui servira de guide tout au long de la période d’intégration, elle regroupe toutes les informations nécessaires mais aussi leurs missions et ce qu’on attend d’eux. 

   2 – Buffer :

3 parrains parmi les anciens employés sont sélectionnés pour vous prendre en charge lors de votre arrivée chez Buffer ! De quoi se sentir important pour son premier jour. Le but est que chacun de ses parrain soit spécialisé dans une thématique et puisse répondre aux interrogations du nouvel arrivant. 

Les 3 parrains vont l’accompagner tout au long du processus d’intégration, le premier parrain est le parrain principal : c’est lui qui sera le plus présent pour le nouveau collaborateur, afin qu’il puisse être plus familier avec les lieux, les équipes et comprendre la structure de l’entreprise.

Le deuxième parrain est un membre de la même équipe que le nouvel arrivant. Il parlera du poste du futur collaborateur, il lui présentera ses missions, ce que l’équipe attend de lui ainsi que les logiciels et autres, utilisés pour atteindre les objectifs.

Enfin le troisième parrain, quant à lui il sera plus orienté RH, il se chargera de transmettre la culture d’entreprise au nouvel arrivant, comme la politique de l’entreprise, les règles à respecter, des tips … ce dernier parrain va l’accompagner sur le plan humain de son intégration.  

3 – IdeAll :

Chez IdeAll l’Onboarding est très important ! Nous mettons en place des processus d’intégration pour  accueillir nos nouveaux arrivants dans les meilleures conditions, afin qu’ils puissent se projeter rapidement dans leur rôle.

À leur arrivée, petite visite guidée des lieux avec leur manager, qui expliquera les règles liées à l’établissement et qui donnera aussi les accès aux différents outils, puis petit point avec l’une des co-fondatrices pour parler de l’histoire de la société, de ses valeurs, de ses ambitions, de ses projets et transmettre la culture de l’entreprise.

Le nouvel arrivant aura à sa disposition des “wikis” à lire, ces derniers regroupent toutes les informations liées à la boîte, chiffre, organigramme, produits,  il comprendra ainsi la structure de l’entreprise, le fonctionnement et le rôle de chaque service et surtout le sien.

À la fin de la lecture, un quizz est proposé et en fonction des  réponses apportées, le manager devra reprendre tous les points que le nouveau collaborateur semble ne pas avoir compris, le but étant que le nouvel arrivant soit au courant des principales informations de l’entreprise et que sa formation soit optimale.

À midi, déjeuner avec toute l’équipe IdeAll, c’est le moment où le nouveau collaborateur rencontre tous les membres de l’équipe autour d’un repas, et comme le veut la tradition il devra raconter un “fun fact” pour connaître celui de ses futurs collègues.

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