Comment augmenter le taux de participation à un événement en ligne ?

Les événements virtuels ont explosé depuis le premier confinement : le secteur du digital a pris 3 ans d’avance sur son cycle de développement. Les entreprises ont été obligées de s’adapter au télétravail et de digitaliser leurs réunions, leurs team building ou leurs conférences.

Que ce soit pour les entreprises ou les collaborateurs, cette transformation ne fut pas des plus simples et les événements virtuels n’ont pas été acceptés par tous dès le début.

Les événement digitaux ne compte un taux de participation de seulement 50%. Cette métrique, couplée au taux de satisfaction, est le facteur indiquant la réussite ou l’échec d’un événement digital.

Pour pallier le manque de participation à vos événements en ligne, vous devez agir en amont.

1. Bien penser son événement

Votre événement doit être en cohérence avec votre public et votre image. Vous devez donner un sens, avoir un objectif pour cet événement.
Ensuite, vous devez choisir la plateforme adéquate : Zoom ? Teams ? Google Meet ? Comparez les pros and cons de chaque et choisissez celui qui vous correspond le mieux puis testez le. Un problème technique est vite arrivé, assurez-vous donc que vous pouvez tous les régler le Jour-J.

Pour aller plus loin, vous pourrez retrouver tous les détails d’une bonne organisation dans notre article dédié.

2. Promouvoir l’événement sur toutes les plateformes

Qu’il s’agisse d’un événement interne (team building, conférence, séminaire) ou d’un événement externe (webinar), la communication est la clé de la réussite.
Invitations et relances sont primordiales ! Vous devez donner aux invités toutes les informations nécessaires pour qu’ils aient envie de participer.

Pour un événement externe, une campagne d’e-mailing, une annonce sur les réseaux sociaux (LinkedIn notamment) et sur le site web de l’entreprise sont obligatoires ! Plus vous en parlez, plus vous serez susceptible d’avoir un grand nombre de participants. Ajouter un lien d’inscription afin que les internautes s’inscrivent facilement !
Après qu’ils se soient inscrits, n’oubliez pas de leur envoyer un mail récapitulatif (automatisé si possible) avec la possibilité d’ajouter l’événement sur leur calendrier digital afin qu’ils ne l’oublient pas !

Par la suite, assurez-vous de bien relancer les inscrits. 2 relances suffisent pour que les invités se rappellent de l’événement. Si vous en envoyez plus, ils pourraient se sentir oppressés et ce n’est pas le but !
Dans vos relances, rappelez leur le but de l’événement, son déroulé et les potentiels intervenants.

3. Adopter une stratégie de cadeaux

Pour inciter les internautes ou vos collaborateurs à participer vous pouvez optez pour une stratégie de cadeaux : offrez leur quelque chose qui leur sera utile en échange de leur participation. Si c’est un webinar sur le SEO, offrez-leur un livre blanc sur une problématique souvent rencontrée dans ce domaine par exemple. Vous pouvez aussi offrir des bons de réduction sur vos produits ou services. Pour un événement interne de type team building, pensez à des cadeaux pour récompenser les gagnants.

4. Choisir le bon timing

Vous ne devez pas organiser un événement digital sur une date qui vous arrange, mais sur le moment propice pour votre cible. Vous devez penser à son organisation, au déroulement de ses journées et à ses horaires de libre.
Il s’agit d’un événement en ligne, donc accessible à tous, partout dans le monde. Pensez donc au décalage horaire ! Adaptez-vous en fonction de votre cible, mais n’oubliez pas les autres.

Vous pouvez totalement réaliser un sondage pour connaître l’horaire qui ramènera le plus de participants!

Les événements en début et en fin de semaine sont généralement moins suivis que les autres. Les participants sont plus occupés le lundi et le vendredi et votre événement passe donc à la trappe.

5. Le Jour-J, soyez prêts !

Préparez vous ! Votre événement doit se dérouler sans accroc. Vous devez être entrainés, prêts à faire face à tous les problèmes potentiels, connaître votre plateforme et votre sujet par coeur et savoir gérer la logistique.

Vous devez surprendre vos participants. Organisez un moment fun au milieu de votre événement externe pour reconcentrer les participants et recapter leur attention. En effet, en virtuel, le temps de concentration diminue !

Ce point ne vous fera pas avoir plus de participants mais vous permettra de fidéliser ceux présents ! Si votre événement se déroule bien, qu’il est à la hauteur de leur espérance, ils reviendront. CQFD.

Enfin, il vous faut penser à l’après. Pour un événement externe, envoyez un feedback aux participants : un résumé de l’événement, l’enregistrement de l’événement, en les remerciants pour leur participation !

Pour un événement interne, c’est la même chose. Vous pouvez aussi envoyer les photos de l’événement avec les résultats, l’équipe gagnante, etc.
Vous pouvez aussi communiquer les dates de vos prochains événements pour que les participants s’inscrivent directement s’ils ont aimé l’événement.

En suivant ces quelques règles, vous pourrez augmenter le nombre de participants lors de vos événements digitaux !

Vous pouvez prendre un rendez-vous avec IdeAll pour organiser un événement en ligne et vous assurer 80% de taux de participation 🤩

Demande d'information