Comment bien organiser un événement virtuel ?

L’événementiel n’a pas été détruit suite à la Covid… Au contraire, il se transforme ! Grand nombre d’entreprises françaises ont opté pour des événements virtuels depuis l’arrivée du Covid, ce qui leur a permis de tout de même réaliser leur événement. Toutefois, le taux d’engagement reste faible. Voici comment augmenter le taux d’engagement et d’intérêt auprès de vos collaborateurs lors d’un événement virtuel.

Pensez à un format attractif !

Il existe beaucoup de formats d’événement. En amont, vous devez définir s’il s’agit d’un team-building, d’un séminaire, d’un webinar, d’un événement client ou d’un kick-off et préparez les thèmes abordés lors de cet événement virtuel.
Un événement dont le format est bien défini est beaucoup plus simple à organiser. Vous saurez exactement quoi dire, quoi faire et quel déroulé mettre en place.
Faire une pause toutes les heures vous permettra de reconcentrer vos collaborateurs et de rendre votre réunion interactive. Mettez en place des Ice-Breaker, des petites animations de quelques minutes qui leur permettront de s’évader et de revenir en pleine forme.
Oubliez les réunions interminables où chiffres, résultats, objectifs sont les seuls sujets. Le temps de concentration d’un adulte devant un ordinateur ne dépassant pas les 30 minutes, il faut les tenir en haleine !
C’est votre tout premier événement digital ? N’hésitez pas à demander des conseils autour de vous : des entreprises en ayant déjà réalisés ou faites appel à des agences événementielles spécialisées dans le virtuel. Elles vous guideront tout au long de votre événement et vous déchargeront de l’organisation.

Retrouvez les Top 5 d’Ice-Breaker juste ici

Choisissez bien votre outil de visioconférence

Il existe beaucoup d’outils de visioconférence. Il vous faut choisir le plus adéquate à votre type d’événement. Un webinar ne se fera pas sur le même format qu’un team-building par exemple.

Certains, comme Teams, proposent également la fonction « enregistrement », ce qui vous permet de pouvoir envoyer l’événement aux collaborateurs qui n’ont pas eu la chance de participer. Sur Zoom, les participants peuvent être répartis dans des salles virtuelles afin d’échanger en petits groupe (pratique lors des animations de style team-building). L’inconvénient de Zoom n’est pas méconnu : c’est sa politique RGPD défaillante. Il y a aussi Google Meet, Webex ou encore Skype Entreprise mais ce dernier n’est presque plus utilisé car la fluidité est médiocre. Bien évidemment, pensez à faire des tests avant votre événement. Un problème technique est vite arrivé… Pour les éviter, rien de mieux que d’essayer les fonctions que vous souhaitez utiliser. Vous serez alors paré à tous les problèmes !

Anticipez les problèmes techniques

Testez, retestez et testez encore. Lors du début de votre réunion, vous devez être sûr.e de pouvoir répondre à tous les problèmes possibles que vos participants rencontreront : problème de connexion, de son, d’image, etc. Vous devez être un véritable pro de votre outil.
Et rien de mieux que de s’entraîner !

Invitez vos collaborateurs et relancez les en cas de non réponse

Mettez en place une invitation « Save the Date » sur votre agenda électronique. Les participants répondront « oui » ou « non » directement dans le mail et vous pourrez alors connaître le nombre exact de personne présentes à votre événement.
Ce point est utile si vous devez choisir les formules payantes des outils de visioconférence. En effet, le tarif n’est pas le même si vous choisissez un maximum de 100 ou de 1000 personnes.
Plus l’invitation est fun, plus le taux de réponses positives sera important. N’hésitez pas à mettre des émojis, à garder du suspens afin d’attiser la curiosité le plus possible !
Relancez les non-réponses 4 jours plus tard, puis 3 jours avant votre événement. Si certains invités ne répondent toujours pas, faites une dernière relance la veille. Ne soyez pas trop « oppressent », ni trop « lâche ». C’est votre événement, vous avez besoin que les participants soient présent le plus possible !

Pensez à l’après

Selon le type d’événement que vous organisez, vous pouvez le terminer de plusieurs façons.
Si c’est un événement corporate mais pas formel, vous pouvez demander à vos collaborateurs d’allumer leur caméra afin de prendre une photo des participants et leur envoyer dans un mail récapitulatif de remerciements le lendemain de l’événement.
C’est une petite attention qui donne toujours le sourire !
Si c’est un événement formel, vous pouvez réaliser un nuage de mot sur les retours de l’événement que vos participants vous ont transmis, ou sur le thème du prochain événement afin d’attiser leur curiosité !

Pour aller plus loin

Vous pouvez aussi faire appel à des entreprises spécialisées dans l’événementiel digital pour l’organisation de votre événement.
Un gain de temps non négligeable qui assurera d’autant plus son bon déroulement !

Retrouvez des offres d’événements virtuels

Demande d'information